Guia essencial para montar um escritório

Em um escritório bem montado, os equipamentos, os sistemas e o ambiente contribuem para tornar você e sua empresa mais eficientes. Quer mais dicas sobre escritório? Entre em contato com https://cadeflex.com.br/

Planejá-lo adequadamente desde o início é a melhor maneira de garantir que seu escritório tenha o que você precisa.

• Mobiliar o escritório
• Comunicações
• Equipamento de escritório
• Papelaria comercial
• Trabalhando em casa

1. Mobiliar o escritório

Comece com um mínimo básico de móveis e equipamentos

• Uma escrivaninha padrão, com uma cadeira ajustável (altura e suporte para as costas), com rodízios, é adequada para a maioria das pessoas. Uma mesa em forma de L pode ser melhor para usar um PC.
• Olhe através de um catálogo de material de escritório para descobrir o que você precisa.
• Os leiloeiros realizam vendas regulares de móveis. Pesquise online por ‘leiloeiros e avaliadores’.
• Uma empresa de limpeza de escritório pode oferecer conjuntos completos de móveis e equipamentos de escritório de empresas reduzidas ou fechadas.
• Se você alugar um espaço em um centro de negócios, a mobília básica geralmente está incluída na taxa de licença.

Planeje o layout do seu escritório para um trabalho eficiente

• Organize o escritório para minimizar o tempo perdido em deslocamento.
• Armazene equipamentos e arquivos usados com frequência em um local de fácil acesso.
• Se você tiver funcionários, coloque aqueles que trabalham juntos próximos uns dos outros.

Se você espera que os visitantes venham ao seu escritório, pense em suas necessidades

• Você precisará de uma sala de reunião separada?
• Você precisa que os visitantes fiquem impressionados com um ambiente confortável?

2. Comunicações

Certifique-se de ter linhas telefônicas e ramais suficientes

• Investigue os diferentes tipos de sistema telefônico comercial e procure um fornecedor para economizar dinheiro em chamadas.

Existem várias opções na hora de adquirir equipamentos de comunicação

• A maioria dos tipos de equipamentos pode ser comprada, alugada ou arrendada.
• Os fornecedores podem ser encontrados online. Compre ao redor, especialmente para pechinchas em telefones de extensão de segunda mão e sistemas telefônicos para pequenas empresas.

Pense em como você garante que pode ser contatado

• Estar disponível é essencial para start-ups. Considere a variedade de serviços e dispositivos que você pode usar para garantir que você sempre possa ser contatado.
• A maioria dos clientes e fornecedores espera poder contatá-lo por e-mail.
• Um telemóvel permite-lhe ser contactado a todo o momento. As tarifas de chamada podem aumentar, mas há uma variedade de estruturas tarifárias, incluindo acordos pré-pagos, para atender a maioria das empresas.
• Chamada em espera alerta você durante uma chamada se outro chamador estiver tentando falar com você.
• Você pode alternar de uma chamada para outra e vice-versa. A maioria dos fornecedores de serviços cobra por isso.
• O desvio de chamadas permite redirecionar as chamadas recebidas. Haverá uma cobrança padrão mais o custo das chamadas desviadas.
• Lembre-se de que alguns chamadores podem não gostar de deixar mensagens de correio de voz.

3. Equipamento de escritório

O tempo economizado por ter o equipamento certo em seu escritório mais do que justifica o custo.

A maioria das start-ups descobre que o equipamento de computador se paga em um ano

• O software certo melhorará a produtividade e a precisão e diminuirá o tempo gasto em tarefas repetitivas. Por exemplo, gerenciamento de relacionamento com o cliente ou software de contas.
  O hardware de qualidade será rápido e confiável, reduzindo o estresse e o tempo de inatividade.
  Se você precisar de uma fotocopiadora, escolha uma que se adapte à carga de trabalho de cópia esperada
  Muitas pequenas empresas podem usar uma impressora multifuncional para cópias diárias e lojas de fotocópias para um número maior de cópias.

Se você alugar uma copiadora, verifique cuidadosamente as taxas de manutenção.

• Cuidado com compromissos de manutenção caros, cláusulas de compra e contratos de uso mínimo.
• Você pode economizar tempo e dinheiro investindo em equipamentos postais básicos
• Compre um conjunto de balanças postais para evitar viagens frequentes aos correios.
• Uma máquina de franquia economiza tempo carimbando automaticamente sua correspondência. Os custos de aluguel começam em torno de £ 5 por semana. O Royal Mail pode fornecer os nomes dos fornecedores recomendados.

Você pode querer um scanner

• Muitas empresas acham que uma impressora multifuncional é adequada para digitalizações ocasionais.
• Um scanner com software de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) pode ser um bom investimento, se você precisar redigitar rotineiramente grandes volumes de texto.
• Teste qualquer modelo que esteja pensando em comprar, experimentando-o em um documento típico de sua carga de trabalho. É provável que você queira um scanner de mesa que seja rápido, com alta resolução e um bom pacote de software OCR. Caso se interesse mais sobre escritório e outros temas relacionado, acesse https://cadeflex.com.br/empresa/

Considere as alternativas antes de comprar qualquer item de equipamento de escritório

• Talvez seja melhor usar um serviço externo.
• Alguns centros de negócios fornecem equipamentos de escritório por uma taxa de licença mais alta.

4. Papelaria comercial

Sua papelaria é um fator importante na criação da imagem da sua empresa.

Todos os seus artigos de papelaria devem ter uma marca consistente

• Todos devem usar tipos de letra, design e qualidade de papel – ou cartão – correspondentes.
• Escolha um tipo de letra claro e de fácil leitura.
• As gramaturas do papel variam de 80 gsm (gramas por metro quadrado) a 120 gsm. O cartão varia de 180 gsm a mais de 300 gsm. O papel de carta pesado e de ‘qualidade’ é importante para a sua imagem?
• Um logotipo ou slogan reconhecível pode ajudar a construir a imagem da sua empresa.
• Um bom impressor ou designer poderá aconselhá-lo e mostrar amostras de trabalhos anteriores.

Papel timbrado (tamanho A4) é usado para cartas a clientes e fornecedores

• Inclua o nome da sua empresa, endereço (incluindo código postal), e-mail e endereços de sites e número de telefone.
• Por lei, você deve incluir os nomes do empresário individual ou de todos os sócios, ou o nome completo da empresa – a menos que seja o mesmo que o nome da empresa. Uma sociedade limitada pode adicionar todos ou nenhum dos nomes dos diretores.
• Uma sociedade limitada deve mostrar o número registrado, o endereço da sede social e o país de registro.
• As empresas registradas para IVA devem mostrar seu número de IVA nas faturas.

Recibos de cumprimentos são uma versão reduzida do seu papel timbrado

• Eles fornecem todas as informações básicas (mas omitindo detalhes como sede social) em um pedaço de papel menor – geralmente a mesma largura, mas um terço da profundidade.
• Eles são úteis – e econômicos – para enviar mensagens breves e notas de apresentação.

Pense em faturas, recibos e extratos

• Se sua empresa os emite apenas ocasionalmente, você pode usar seu papel timbrado com um título apropriado inserido abaixo dele.

Os cartões de visita fornecem aos clientes e outros contatos um registro de seu nome e detalhes

• Use um tamanho de cartão padrão.
• Seu nome (incluindo o primeiro nome) e o cargo devem ser destacados. Você pode querer adicionar quaisquer qualificações relevantes.
• Inclua o nome, endereço e número de telefone da sua empresa, bem como seu número de telefone, e-mail e endereço da web.
• Cartões de visita apenas em tinta preta são a versão mais barata, dependendo do tipo de cartão usado.

Fonte: https://pt.wikipedia.org/wiki/Escrit%C3%B3rio